Kommunikation & Dokumente

Rückfragen am richtigen Vorgang bündeln und sicher unterscheiden, wer nur benachrichtigt wurde und wer verantwortlich gehandelt hat.

Nachrichten referenzieren zulässigen Vorgang/Bewohner, Priorität, Absender, adressierte Personen/Rollenbereiche, benötigte Rückmeldung und gegebenenfalls Frist; der Dienst prüft sowohl Empfängerwahl als auch spätere Leseberechtigung.

Zugestellt, angezeigt/gelesen, ausdrücklich zur Kenntnis genommen und fachliche Aufgabe erledigt besitzen unterschiedliche Belege. Push-/WebSocket-Empfang darf keinen fachlichen Zustand bestätigen.

Berechtigungswechsel entfernt neue Lesemöglichkeiten auch aus Suchindex, Push-Verweis und laufenden Verbindungen; sensible Vorschauen auf gesperrten Geräten bleiben verborgen.

Nachrichtenkorrektur und Rücknahme werden mit sichtbarer Revision geführt. Eine Rücknahme behauptet nicht, bereits gelesenen Inhalt beim Empfänger vergessen zu machen.

Fristen und Vertretungen kommen aus dem Workflowdienst; Alarmierungen zeigen verantwortliche Stelle, ohne beliebige Gruppen mit Gesundheitsdaten zu beliefern.

Verantwortung

Alle berechtigten Fach-/Betriebsrollen innerhalb Beziehung und Zweck; Gruppenmoderation gibt keine zusätzliche Lesebefugnis für Bewohnerdaten.

Automatisierung & KI

Lokale KI darf adressierbare Nachrichtenentwürfe und sprachlich markierte Übersetzungen erzeugen. Absender bestätigt Empfänger und Inhalt; Eskalation erfolgt regelbasiert nach autorisiertem Empfängerkreis. KI-Funktionen setzen die gewünschte Aktivierung voraus. Die Verarbeitung bleibt auf eigenen Oronela-Servern in der Schweiz.

Gültige Unterlagen zuverlässig finden und sichere externe Kommunikation ohne doppelte Ablage nachweisen.

Dokumente besitzen Typ, Quelle, Autor, Sprache, Inhaltshash, Revision, Gültigkeitsintervall, Fachbezug, Zugriffsbereich und Freigabe-/Signaturstatus. Original und abgeleitete Vorschau/OCR/Übersetzung sind getrennt.

Upload geht durch begrenzte Formate/Grössen, Quarantäne und Schadinhaltprüfung; Vorschau/OCR laufen isoliert. Eine Vorschau darf keinen aktiven Inhalt ausführen.

Freigegebene Dokumente werden nicht überschrieben. Historische Termine referenzieren die damals gültige Revision; aktuelle Ansicht erklärt Ersetzung oder Rückzug.

Medizinisch relevante externe Übermittlung nutzt nur freigegebenen Kanal/Partnervertrag. Zustellung, fachliche Annahme und Signaturprüfung sind separate Nachweise; Fehler aktivieren den freigegebenen Ersatzablauf.

Download, Vorschau und zeitbegrenzte Objektreferenzen prüfen aktuelle Rechte; signierte URL allein ersetzt keine geeignete Schutz-/Widerrufsstrategie.

Verantwortung

Dokumentautoren und fachliche Freigeber gemäss Typ; externe Empfänger werden gegen Zweck/Adressverzeichnis geprüft. Support sieht keine Dokumentinhalte ohne genehmigten Zugriff.

Automatisierung & KI

Lokale OCR/KI schlägt Typ, Metadaten und Zusammenfassung vor; manipulierte Dokumentanweisungen bleiben Daten. Gültigkeit, Signatur und externe Empfängerfreigabe benötigen deterministische Prüfung/Verantwortliche. KI-Funktionen setzen die gewünschte Aktivierung voraus. Die Verarbeitung bleibt auf eigenen Oronela-Servern in der Schweiz.

Freigegebene Termine, Informationen und Rückmeldungen selbstständig zugänglich machen und Rückfragen des Personals reduzieren.

Jeder Zugang ist persönlich und an geprüfte Vertretung, Gültigkeit, Bewohnerbezug und expliziten Freigabekatalog gebunden. Familienzugehörigkeit allein berechtigt nicht zum Vollzugriff.

Freigaben erfolgen je Inhaltstyp/Vorgang/Revision mit Zweck, Zeitraum und Widerruf; Portalansichten sind eigene Projektionen, keine reduzierte CSS-Darstellung einer vollständigen Akte.

Berechtigte Personen können Termine sehen, Teilnahme/Rückfragen übermitteln und freigegebene Dokumente lesen. Terminrückmeldung ändert keine medizinische Anordnung oder fremde Ressourcenbuchung ohne Fachprüfung.

Vertretungswechsel und Widerruf beenden neue API-/Web-/App-/WebSocket-Zugriffe und entziehen aktive Freigaben. Kein dauerhafter Downloadlink mit unbegrenzter Gültigkeit.

Sprachwahl, barrierearme Bedienung und unterstützte Authentifizierungs-/Wiederherstellungswege gelten auch für Portalnutzer; Sicherheitsniveau wird nicht zugunsten einfacher Freigabelinks abgesenkt.

Verantwortung

Bewohner/Vertretung sehen ihre expliziten Inhalte; zuständige Administration prüft Vertretung, Fachpersonen geben fachliche Inhalte frei. Portaladministrator hat keinen allgemeinen Aktenzugriff.

Automatisierung & KI

Benachrichtigungen folgen Empfängerlocale und Freigabe. Lokale KI kann freigegebene Inhalte verständlich erklären; keine Ergänzung aus internem unfreigegebenem Kontext und keine individuelle medizinische Entscheidung. KI-Funktionen setzen die gewünschte Aktivierung voraus. Die Verarbeitung bleibt auf eigenen Oronela-Servern in der Schweiz.

Ein gemeinsamer Unterzeichnungsprozess dient Bewohner-, Personal- und Lieferantenverträgen.

Der Vorgang führt erforderliche Unterzeichnende, Zeichnungsbefugnis, Reihenfolge, Fristen und Abschlussnachweise. Einladungen können parallel zugestellt werden. Der Dokumentinhalt und die kryptografische Signaturkette müssen dennoch konsistent bleiben; unabhängig signierte Dateien werden nicht einfach zu einem vermeintlich gemeinsam signierten Original zusammengefügt.

Jeder Signaturschritt ist an die konkrete Inhaltsrevision gebunden. Eine nachträgliche Unterschrift ist eine weitere Signaturrevision; eine geänderte Klausel dagegen ist eine Inhaltsänderung und startet den nötigen neuen Vorgang. Signierte Anlagen werden im freigegebenen Umfang einbezogen.

Erinnerung, Ablehnung, Abbruch, korrigierte Parteizuweisung und unvollständige Mehrfachunterzeichnung bleiben sichtbar. Eine Auswahlregel wie zwei aus mehreren Zeichnungsberechtigten setzt eine fachlich bestätigte Zeichnungsregel voraus. Ein visueller Stempel ersetzt keine erforderliche persönliche Signatur.

Dokument-, Zertifikats- und Zeitstempelprüfungen werden zusammen mit Anbieterbelegen und der Langzeitvalidierung archiviert. Die passende Signaturform wird pro Vertrag und Rechtsprofil festgelegt. Eine gezeichnete Unterschrift oder ein unpassender Zertifikatstyp wird nicht als Schweizer qualifizierte elektronische Signatur bezeichnet.

Papierprozesse dokumentieren Eingang, Vollständigkeitsprüfung, Unterzeichnungsangaben und den Standort des Originals. Scans, OCR und Übersetzungen bleiben vom Original getrennt. Aufbewahrung und eine spätere Vernichtung folgen dem geprüften Profil; ein Scan wird nicht als automatische Echtheitsprüfung ausgegeben.

Verantwortung

Fachprozesse bestimmen Inhalt und Zeichnungsbefugnis. M12 koordiniert Unterzeichnung und Prüfung; M17 bindet den freigegebenen Signaturdienst an.

Automatisierung & KI

Die KI kann Checklisten oder Zusammenfassungen vorbereiten. Sie signiert niemals für eine Person und überstimmt keinen Validierungsbefund. KI-Funktionen setzen die gewünschte Aktivierung voraus. Die Verarbeitung bleibt auf eigenen Oronela-Servern in der Schweiz.

Verbindung & Offline

Einladung, Freigabe, Signatur und Abschlussprüfung erfolgen online. Unbestätigte Rückmeldungen bleiben offen.

Eingehende Korrespondenz wird einem bearbeitbaren Vorgang mit geschützter Historie zugeordnet.

Persönliche und Teamwarteschlangen bündeln Nachrichten nach zuständigem Fachbereich. Ein Ticket führt Teilnehmer, Bezug zu Bewohner, Mitarbeitenden, Lieferanten oder Vorgang, Verantwortung, Fristen und Bearbeitungsstatus. Interne Notizen und externe Antworten haben unterschiedliche Empfängerkreise.

Die automatische Zuordnung prüft den tatsächlichen Transport- und Empfängerkontext, bekannte Teilnehmer, Herkunft und aktuelle Berechtigungen. Eine Ticketnummer, ein gefälschter Antwortheader oder eine Adresse im Nachrichtentext eröffnet keinen Zugriff auf eine fremde Historie.

Antworten werden im Vorgang vorbereitet, mit erlaubter Versandidentität versehen und vor Versand erneut gegen Empfänger und Inhalt geprüft. Küche, HR und medizinische Bereiche bleiben auch in Suche, Anhängen und Export getrennt. Ein allgemeiner Ticketzugang gibt keine zusätzliche Aktenberechtigung.

Weitergabe, Zusammenführung, Umklassifikation und Korrekturen sind revisionsgebunden nachvollziehbar. Bei gleichzeitiger interner Notiz und externer Antwort muss die Vertraulichkeitsgrenze erhalten bleiben. Zustellung, Lesen und fachliche Bearbeitung werden getrennt angezeigt.

Schädliche Anhänge und aktive Mailinhalte werden in Quarantäne beziehungsweise sicherer Vorschau behandelt. Technische Fehler, Rückläufer und unklare Versandausgänge erzeugen bearbeitbare Fälle. Nachrichten werden erst nach geprüfter Fachzuordnung übernommen; eine KI-Zusammenfassung ersetzt diese Zuordnung nicht.

Verantwortung

Berechtigte Mitarbeitende bearbeiten eigene oder zugewiesene Teamtickets. Geschützte Personal- und Medikationstickets haben gesonderte Zugriffskreise.

Automatisierung & KI

Die private KI kann zulässige Korrespondenz strukturieren, Übersetzungen kennzeichnen und Antwortentwürfe formulieren. Absender, Empfänger und Freigabe bleiben verantwortlich bestätigt. KI-Funktionen setzen die gewünschte Aktivierung voraus. Die Verarbeitung bleibt auf eigenen Oronela-Servern in der Schweiz.

Verbindung & Offline

Verbindliche Zuordnung und externe Antwort erfordern aktuelle Onlineprüfung. Entwürfe werden klar vom tatsächlich eingegangenen oder gesendeten Ticket unterschieden.

Die Einrichtung erhält kontrollierte Mailidentitäten mit klar getrennten Funktionen und Dossierzuordnungen.

Domains und Subdomains werden pro Kundenkonto geprüft und eindeutig gebunden. Persönliche Mitarbeiteradressen, Funktionsadressen und kontaktbezogene Zuordnungsadressen sind unterschiedliche Typen. Eine erneut vergebene Domain oder recycelte Mitarbeiteradresse übernimmt keinen vertraulichen alten Nachrichtenbestand.

Mitarbeitende können nur mit ausdrücklich erlaubten persönlichen oder funktionalen Identitäten versenden. Absender, Antwortadresse und technische Versandadresse werden serverseitig bestimmt und unmittelbar vor Versand geprüft. Eine alte Delegation oder manipulierte Absenderangabe gibt kein Senderecht.

Bewohner-, Arzt- und Lieferantenaliase helfen beim Eingang und der richtigen Vorgangszuordnung. Sie sind keine Konten, über die Mitarbeitende diese externen Personen als Absender nachahmen dürfen. Auch eine zufällige Antwortadresse zu einem Vorgang dient dem Routing und ersetzt keine Leseberechtigung.

Austritt, Funktionswechsel, Widerruf einer Delegation und Domainwechsel beenden neue Versandmöglichkeiten kontrolliert. Historische Korrespondenz bleibt im genehmigten Zugriffskreis. Eine neue Vertretung erhält nicht automatisch private HR-Nachrichten der vorherigen Person.

Adressverzeichnis, Domainprüfung, Freigaben und Änderungen behalten Herkunft, Gültigkeit und Revision. Der technische Mailtransport in M17 nutzt diese Regeln; eine Formulierung im Mailtext oder ein KI-Vorschlag ändert weder Mandant noch erlaubte Versandidentität.

Verantwortung

Berechtigte Administration verwaltet Domains und Identitäten. Fachliche Send-as-Delegationen gelten nur im freigegebenen Bereich und Zeitraum.

Automatisierung & KI

Automatische Prüfungen kontrollieren Zuordnung und Gültigkeit. Die KI darf Adressvorschläge erklären, aber keine Domain oder Versandberechtigung freigeben. KI-Funktionen setzen die gewünschte Aktivierung voraus. Die Verarbeitung bleibt auf eigenen Oronela-Servern in der Schweiz.

Verbindung & Offline

Domainbindung, Delegationen und Versandfreigaben erfolgen online.